Innehållsförteckning
- Systemdokumentation
- Administrationsdokumentation
Systemdokumentation
Den här artikeln beskriver minimiklientkrav för InRule Process Automation som kan nås med en kompatibel webbläsare / och eller en REST API-klient.
Allmänna krav för InRule Process Automation.
Process Automation är en webbaserad tjänst och kräver därför en internetanslutning.
Krav för webbläsarklienter:
En modern webbläsare som Google Chrome, Mozilla Firefox, Apple Safari eller de senaste versionerna eller Microsoft Internet Explorer 11.
JavaScript måste vara aktiverat i webbläsaren (detta är en standardinställning i alla webbläsare).
Cookies måste vara tillåtna enligt standardinställningarna i din webbläsare (cookies används endast för att aktivera funktionalitet på Process Automation-tjänsten, t.ex. att logga in).
Inga begränsningar för normal webbläsning (kan gälla vissa användare i organisationer)
En PDF-visning (t.ex. Adobe-läsare eller Foxit-läsare) med stöd för att visa PDF-filer i webbläsaren.
Notera: Andra webbläsare eller nyare version av listade webbläsare fungerar förmodligen, men full funktionalitet kan inte garanteras.
Notera: Vissa serverbaserade operativsystem som Windows Server eller Citrix kan begränsa normal webbläsning. Process Automation kanske inte fungerar som avsett i det här fallet.
Särskilda krav för Process Studio
Process Studio fungerar i alla moderna webbläsare på alla datorer. Du måste dock använda en modern webbläsare som har stöd för den teknik som modelleringsprocesser online kräver.
Följande krav gäller:
En internetanslutning
JavaScript aktiverat i webbläsaren (detta är en standardinställning i alla webbläsare).
Cookies måste vara tillåtna enligt standardinställningarna i din webbläsare (cookies används endast för att aktivera funktionalitet på Process Automation-tjänsten, t.ex. att logga in).
Inga begränsningar för normal webbläsning (kan gälla vissa användare i organisationer)
Microsoft Internet Explorer 11 (eller senare) på Microsoft Windows, eller
senaste versionen av Google Chrome på Microsoft Windows eller Mac OS, eller
den senaste versionen av Safari på Mac OS, eller
senaste versionen av Firefox på Microsoft Windows eller Mac OS.
Notera: Mobiltelefoner och surfplattor stöds inte för modellering, men kan användas för att visa processmodeller.
Notera: Internet Explorer 8 eller tidigare kan inte användas för modellera eller visa processmodeller.
InRule Process Automation REST API
Process Automation tillåter anpassad integration via en API-integration (Application Programming Interface). Den här dokumentationen beskriver hur du kan komma åt API för att få information från och ställa in information till processmodeller och applikationer som du skapar i webbtjänsten.
Programvaru- och protokollkrav
Nödvändigt program / protokollsupport för REST API-klienter
Inga specifika krav, även om stöd för HTTP-protokollet och JSON-dataformat krävs för att kunna använda REST-API: n.
Nödvändig programvara / konfiguration för webbaserade REST API-klienter
Andra webbläsare eller nyare versioner av listade webbläsare fungerar förmodligen, men full funktionalitet kan inte garanteras. Stöd för nyare webbläsare läggs till kontinuerligt.
Microsoft Internet Explorer 8, Mozilla Firefox 3.6 eller Google Chrome 10.
JavaScript aktiverat i webbläsaren.
Inga begränsningar för normal webbsökning.
Adobe Flash Player installerat i webbläsaren.
En PDF-läsare.
API-version
1.0 - Nuvarande API-version
API-syntax
API-dataformat
All data utom binär data returneras som standard i JSON-format (http://sv.wikipedia.com/wiki/JSON)
Alla datum returneras i ISO-8601-formatet (http://sv.wikipedia.org/wiki/ISO_8601) i samordnad universaltid (UTC)
Alla HTTP POST-förfrågningar utom filuppladdningar måste innehålla HTTP Header "Content-Type" inställd på "application / x-www-form-urlencoded"
Alla HTTP POST-parametrar utom för filuppladdningar måste URL-kodas som "x-www-form-urlencoded" (http://www.w3.org/TR/html401/interact/forms.html#h17.13.4.1) där icke-ASCII-tecken måste kodas i UTF-8. Mer information finns på http://en.wikipedia.org/wiki/Percent-encoding
Uppladdningar av HTTP POST-filer måste överensstämma med RFC 1867 (http://www.faqs.org/rfcs/rfc1867.html)
API-felmeddelanden
Felmeddelanden returneras som standard HTTP-felmeddelanden med en HTTP-statuskod och ett svar i JSON-format:
{framgång: falskt, felkod: ERROR_CODE, felmeddelande: “Felmeddelande”, errorLogId: “ERROR_LOG_ID”, errorData: ERROR_DATA}
ERROR_CODE är en standard HTTP-statuskod (t.ex. 400 = Bad request, 404 = No found, 500 = Internal server error). ERROR_LOG_ID hänvisar till ett loggat felmeddelande som kan innehålla mer information om felet. Formatet för ERROR_DATA varierar och beror på felet.
Krav för REST API-klienter
Stöd för HTTP- och HTTPS-protokollet och JSON-dataformat krävs för att kunna använda REST-API: n. Programvaruförsäljare / utvecklare behöver en API-nyckel, användarnamn och lösenord för att kunna integrera och utföra test mot tjänsten. Detta kommer att tillhandahållas av InRule AB. Tveka inte att kontakta InRule på live@barium.se om du har ytterligare frågor.
Stöd för HTTP- och HTTPS-protokollet och JSON-dataformat krävs för att kunna använda REST-API: n.
Alla REST API-samtal måste överensstämma med Process Automation REST API-specifikationen som finns i InRule Process Automation Help Center
Som ett alternativ till att uppdatera gamla / långsamma versioner av Internet Explorer kan du installera Google Chrome Frame. Google Chrome Frame är ett tillägg för Internet Explorer 6 eller senare som förbättrar prestanda och användarupplevelse utan att behöva uppgradera Internet Explorer. Läs mer på http://www.google.com/chromeframe.
Krav för det mobila klientgränssnittet
Process Automation erbjuder möjligheten att processapplikationer aktiveras för mobilklienter. Användare som loggar in på Process Automation med en mobil webbläsare på en smarttelefon kan se och utföra uppgifter i ett gränssnitt anpassat för mobila enheter. Mobilgränssnittet måste aktiveras och konfigureras för processapplikationer som vill erbjuda smarttelefonsupport.
Mobilklientgränssnittet är att erbjuda ett brett stöd för de allra flesta plattformar för smartphone, surfplatta och e-läsare. Användarupplevelsen kommer att variera beroende på vilken enhet som används för att komma åt Process Automation och det är viktigt att titta på de tekniska kraven när man planerar att erbjuda mobilstöd för användare i en processapplikation.
För att använda mobilgränssnittet måste du se till att du använder en enhet som uppfyller följande krav:
Är en modern smart telefon (med stöd för HTML 5)
Har en 3G-internetanslutning eller bättre
Behörighetskontroll
Behörigheter InRule Process Automation – kontrollera vem som har åtkomst till vad
Process Automation tillhandahåller en åtkomstkontroll som kan användas av en eller flera administratörer för att kontrollera en användare eller en användargrupps åtkomst.
Process Automation består av ett antal olika objekt som exempelvis processer, processapplikationer, formulär och listor. En användare eller en användargrupp kan ha åtkomst till samtliga objekt.
Användarbehörigheter
Modellera – skapa och editera processmodeller
Bygga – Skapa och editera processapplikationer
Kör – Utföra arbetsuppgifter och monitorera processapplikationer
Administratör – administrera användare, grupper, värdelistor och integrationstjänster.
Användarbehörigheter kan sedan sättas till en av följande åtkomstnivåer:
Visa – Tillåter användaren att titta på processmodeller
Redigera – samma rättigheter som ovan plus följande:
Tillåter en användare att öppna en process i modelleringsläge och redigera den.
Tillåter användare att skapa nya utkast
Möjliggör kollaborativ processmodellering
Full kontroll – samma rättigheter som ovan plus följande:
Tillåter användare att publicera processer
Tillåter användare att ta bort processer
Tillåter användare att dela processer med andra användare.
Autentisering Process Automation
Formulärbaserad autentisering med användar ID och lösenord.
Process Automation Single Sign-On (SSO) integration mot befintlig katalog som till exempel Active Directory (AD DS) eller andra LDAP-kompatibla kataloger.
Federerad autentisering genom SAML 2.0 via Active Directory Federation Services (AD FS)
Lagring av användarens identitet
Alla händelser utförda av en användare, inklusive inloggning, loggas i systemet och presenteras i olika loggar. Det är inte möjligt för en administratör att ta del av loggarna kring inloggning, och felaktig inloggning. Dessa loggar är enbart tillgängliga för Process Automation-support. Vid fler än 3 misslyckade inloggningsförsök inaktiverar systemet automatiskt det aktuella kontot och detta blir synligt för en administratör som också kan låsa upp kontot.
Informationsäkerhet
ISO-27001 Certifiering
InRule Process Automation är certifierat enligt standarden ISO-27001 vilken är den mest vedertagna och internationellt erkända informationssäkerhetsstandarden. Certifieringen omfattar utveckling, leverans och support av Process Automation samt den hantering som sker av kunddata i samband med tillhandahållandet av tjänsten.
Standarden ställer långtgående krav på hur verksamheten leds och bedrivs. Dessa krav syftar till att säkerställa en hög informationssäkerhet genom att bevara konfidentialitet, riktighet och tillgänglighet av den information som hanteras och där grundfundamenten är att riskhantering och kontinuitetsplanering sker på ett adekvat sätt.
Det systematiska arbetet med informationssäkerhet som Process Automation bedriver är en integrerad del i utförandet av hela verksamheten och av den övergripande ledningsstrukturen. Informationssäkerheten beaktas i utformningen av verksamhetens alla processer, informationssystem och säkerhetsåtgärder.
DNV Business Assurance genomför kontinuerligt revisioner i syfte att granska InRules informationssäkerhetsarbete utifrån standarden ISO-27001.
Informationssäkerhet
För att säkerställa konfidentialiteten av den information som bearbetas och lagras på tjänsten tillämpas en lång rad säkerhetsrutiner i det dagliga arbetet och Process Automation är ur ett tekniskt perspektiv utvecklat med högsta tänkbara säkerhet i beaktande.
Informationsåtkomst
All access till Process Automation kräver inloggning med minst giltigt användarnamn och lösenord.
All kundinformation är logiskt separerad från andra kunders i flera nivåer.
All access till kundinformation styrs av kunden.
All kommunikation och överföring av data till tjänsten sker krypterat med Secure Sockets Layer (SSL).
Kunddata lämnas aldrig ut till tredje man.
Endast ett begränsat antal medarbetare hos InRule kan tilldelas access till produktionsmiljö och kundinformation:
o Sådan access är tidsbegränsad och måste ansökas samt hanteras enligt dokumenterad rutin
o Ansökningar om access beviljas enbart i särskilda fall och där det krävs för att InRule skall kunna fullgöra sina förpliktelser i överenskommelse med ingångna avtal.
o Vid access till produktionsmiljö använder sig medarbetaren av ett personligt användarkonto samt ett smartID-kort och access loggas.
InRule anlitar kontinuerligt specialiserade säkerhetsföretag som analyserar och säkerhetstestar tjänsten i syfte att belysa samt motverka nya säkerhetshot som över tid uppstår mot webbtjänster.
Datalagring och back-up
All data som hanteras med hjälp av Process Automation lagras och bearbetas inom Sveriges gränser. Data säkerhetskopieras inkrementellt 1 gång per timma, rullande i 48 timmar. Varje dygn säkerhetskopieras en komplett version av tjänstens data som krypteras och skickas via fiber till ett sekundärt datacenter. Tre stycken av dessa kompletta dygnsversioner finns alltid lagrade. Det finns möjlighet, om så önskas, för kunder att själva hålla säkerhetskopior av den data som hanteras på Process Automation. Detta genom att använda tjänstens data-API.
Datacenter
InRule använder sig av en professionell driftsleverantör som tillhandahåller datacenter och infrastruktur för Process Automation. Driftsleverantören omfattas av ISO- 27001 certifieringen.
Infrastrukturen är placerad i flera datacenter på geografiskt skilda platser inom Sverige och är byggd med N+1 redundans, d.v.s. att en enhet i varje kritisk del kan sluta fungera utan att driften påverkas.
Beskrivning av hallar
Skalskydd med inbrottslarm.
Passersystem och kameraövervakning kopplat till larmföretag.
Aktiv samplande brandgasanalys.
Elförsörjning via reservkraftverk och dubblerade UPS-system.
Dubblerade klimatanläggningar.
Kommunikation baserad på BGP4 och MPLS mot flera operatörer.
Beskrivning av infrastruktur
Dubblerade routrar för internetkommunikation
Switchat nät med 1 GB i servrar och 10 GB i stam
Redundanta brandväggar med intrångsblockering och logganalys
Trafikkryptering med VPNkoncentratorer och SSLVPN.
Utrustning för trafikprioritering.
Lagringsnät baserat på fibre channel och iSCSI
Backupnät med disksystem och bandrobotar
Dubblerade övervakningssystem med larm och trendanalys samt SLA-rapportering
Inventeringssystem för hårdvara, IP-nummer och programvaror
System för uppdatering av firmware och programvara
Tillgänglighet
InRule verkar för att tjänsten ska vara tillgänglig för kunders användning dygnet runt under årets alla dagar. Historiskt har tillgängligheten varit över 99,9 procent av tiden. Kunder kan i realtid följa tjänstens svarstider och tillgänglighetsstatus på http://www.bariumlive.com/trust.
Bevakning och larm
Process Automation har bevakning och larm från flera olika tjänster och till flera olika personer för att dygnet runt och året runt säkerställa att eventuella problem rörande drift och tillgänglighet upptäcks så fort som möjligt.
Bevakning sker på såväl hårdvara som mjukvara, både internt och externt för att säkerställa att alla eventuella problem som kan uppstå också kan upptäckas och larmas. Larm skickas till utpekad jourpersonal via e-post och SMS. Rutiner och regler finns för att säkerställa att det alltid finns någon som tar emot och agerar på varningar eller problem som kan uppstå.
Alla problem följs upp och bearbetas för att hitta rot-orsaker och för att mitigeras så att samma eller liknande problem inte kan uppstå igen.
Disaster recovery
InRule har rutiner implementerade för att säkerställa kontinuitet i tillhandahållandet av tjänsten vid fall av katastrofsituation eller att ett allvarligt avbrott skulle inträffa. Dessa rutiner testas och genomförs regelbundet i övningssyfte. Rutinerna aktiveras när ett tillräckligt allvarligt avbrott har inträffat eller sannolikt kommer att inträffa och:
· Om bedömning görs att driften inte kan återgå till normalt läge igen, eller:
· Om avbrottet inte beräknas kunna vara avhjälpt inom 2 timmar.
Supportorganisation
InRule tillhandahåller standard support och utökad support. Standard support ingår i abonnemangslicensen för Process Automation. Utökad support erbjuds som ett tillägg och kan skräddarsys utifrån kundens behov.
Standard support
Innehållet i Standard support regleras av abonnemangslicensavtalet och omfattar second line support tillgänglig för kundens förvaltningsorganisation. Standard support innefattar följande:
Tillgång till Process Automation Support.
Tillgång till Process Automation Knowledge Base där kunder kan söka och finna svar.
Genom Process Automation Support ges kunden möjligheten att rapportera incidenter, ställa frågor, lämna funktionsönskemål och beställa tjänster. Följande tre sätt till interaktion med Process Automation Support erbjuds:
Möjlighet att via webben registrera och följa supportärenden dygnet runt
Möjlighet att mejla till support@barium.se
Möjlighet att kontakta Process Automation Support via telefon under svensk kontorstid, 08:00-17:00 helgfria vardagar
Ärendehantering
Alla interaktioner med Process Automation Support resulterar i att ett supportärende registreras som initieraren kan följa och hanteras enligt följande statusar:
Ticket recieved - När ärendet mottagits.
Being processed - Under den tid ärendet hanteras.
Ticket has been resolved - När ärendet är hanterat.
Ticket has been closed - När ärendet har stängts efter att det har hanterats-
Awaiting your reply - Om Support behöver kompletterande information.
Bug logged, awaiting resolution - Om ett ärende kan relateras till en bugg.
Felhantering och allvarlighetsgrader
Om kund upptäcker fel på Process Automation ska detta rapporteras till Process Automation Support. InRule och kunden ska därefter komma överens om vilken allvarlighetsgrad felet har enligt följande:
Urgent - Kritiska fel som hindrar produktion på tjänsten eller påverkar tjänsten på ett sådant sätt att den genererar uppenbara felaktiga resultat. Felet kan inte kringgås.
High - Allvarliga fel som kan kringgås och genom detta ej hindra produktion på tjänsten.
Medium - Fel av mindre allvarlig karaktär som påverkar delar av tjänsten och som ej i väsentlig grad hämmar effektiv användning.
Low - Fel med ringa eller ingen påverkan på tjänsten och som kan anses vara av kosmetisk karaktär.
Servicenivåer (SLA)
InRule ska initiera korrigerande åtgärder efter att felrapport är mottagen och allvarlighetsgrad fastställs i enlighet med följande:
Urgent - Direkt vid mottagande av felrapport och en lösning på problemet ska tillhandahållas så fort som möjligt.
High - Som senast två arbetsdagar efter att felrapport mottagits.
Medium - Inom skälig tid beroende på felets karaktär efter att felrapport mottagits.
Low - Vid lämpligt tillfälle i ordinarie produktutvecklingsplanering
Administrationsdokumentation
Kontrakt
Kontraktet i InRule Process Automation styr betalningsmodellen, licenser, användare och platser.
Individer som är kontraktsägare har rätt att administrera kontraktet, dess platser, vilka som är platsägare samt användare.
InRule Best Practice är att kontraktsägaren alltid utser minst en kontraktsadministratör.
För att komma till “Kontraktshantering”
Tryck på ditt namn uppe till höger
En ruta öppnas där du ser din kontaktinformation, en länk för att redigera konto (se avsnitt "Profilinställningar"), samt två knappar: “Hantera kontrakt “och “Logga ut”
Tryck på “Hantera kontrakt"
I menyn till vänster ser du kontrakten du kan hantera och under respektive kontrakt finns “Överblick” , “Platser ,“ “Användare”, “Administratörer”
Överblick
I överblicksvyn kan du se status för kontraktet, avslutningsdatum, hur många applikationer, platser samt viewers och users som finns och hur många som får finnas på kontraktet. Utöver det ser du “Kontraktsinfo”, “Kontraktdetaljer” och “Fakturadetaljer”.
Platser
Under Platser kan du se samtliga platser som är skapade på kontraktet, vilken individ som är platsägare, hur många processer, applikationer, users och viewers samt externa användare som är kopplad till respektive plats. Det är även här möjligt för kontraktsägare eller kontraktsadministratör att bjuda in och lägga till användare på de olika platserna samt skapa nya platser.
Skapa nya platser
Tryck på ditt namn uppe till höger
En ruta öppnas där du ser din kontaktinformation, en länk för att redigera konto (se avsnitt "Profilinställningar”), samt två knappar: “Hantera kontrakt “och “Logga ut
Tryck på “Hantera kontrakt”
Tryck på “Platser” i menyn till vänster
En lista med alla kontraktets platser visas
För att skapa en ny plats klickar du på knappen “Skapa plats”
Ett nytt fönster kommer upp där du får välja vilket kontrakt platsen ska vara kopplad till (om du har fler kontrakt)
Fyll i:
Namn på den nya platsen,
Beskrivning,
Välj platsägare genom att börja skriva namnet på personen.
Tryck på Spara
Bjud in användare till platser
Tryck på ditt namn uppe till höger
En ruta öppnas där du ser din kontaktinformation, en länk för att redigera konto (se avsnitt "Profilinställningar”), samt två knappar: “Hantera kontrakt “och “Logga ut”
Tryck på “Hantera kontrakt”
Tryck på “Platser” i menyn till vänster
En lista med alla platsens användare visas
Tryck på knappen “Bjud in” på raden för platsen du vill lägga till användare på
En ruta öppnas där du ska fylla i:
e-postadress, en eller flera
eventuellt meddelande
samt lägga till vilken grupp de ska tillhöra.
Tryck på Skicka inbjudan
Användare
I vyn för användare kan du se samtliga användare på kontraktet i en lista. Om de är kopplade till platser syns dessa för respektive användare. Kontraktsägare eller kontraktsadministratör kan från denna vy lägga till nya användare samt redigera, inaktivera eller radera befintliga användare.
Redigera användare
Tryck på ditt namn uppe till höger
En ruta öppnas där du ser din kontaktinformation, en länk för att redigera konto (se avsnitt "Profilinställningar”), samt två knappar: “Hantera kontrakt “och “Logga ut”.
Tryck på “Hantera kontrakt”
Tryck på “Användare” i menyn till vänster
En lista med kontraktets alla användare visas.
Klicka på pilen i “Åtgärder” kolumnen på raden för användaren du vill redigera
Välj “Redigera användare”
Ett pop up fönster öppnas med en meny till vänster: “1. Användardetaljer” och
“2. Avancerat”
Under “1. Användardetaljer” kan du uppdatera arbetsrelaterad information om användaren som ex Titel och Avdelning, men även ändra användarens lösenord
Under “2. Avancerat” kan du ändra
användarens status, aktiverad eller inaktiverad
licenstyp
språk
du kan även lägga till användaren i platser, grupper och ställa in vilken behörighet användaren ska ha på platsen: Modellera, Bygga, Köra, Admin
Administratörer
I vyn för administratörer syns alla kontraktsadministörer i en lista samt vilka behörigheter de har. Kontraktsägaren är personen som måste lägga till den första kontraktsadministratören. InRule rekommenderar att det finns minst en kontraktsadministratör. Om kontraktsägaren ger administratören behörighet att administrera kontrakten kan administratören själv lägga till fler kontraktsadministratörer.
Lägg till ny administratör
Observera att den första administratören måste läggas till av kontraktsägaren
Tryck på ditt namn uppe till höger
En ruta öppnas där du ser din kontaktinformation, en länk för att redigera konto (se avsnitt "Profilinställningar”), samt två knappar: “Hantera kontrakt “och “Logga ut”.
Tryck på knappen “Hantera kontrakt”
Tryck på “Administratörer” i menyn till vänster
En lista med alla administratörer och deras behörigheter visas
Klicka på knappen “Lägg till ny administratör”
En ruta öppnas där du kan söka fram namnet på personen du vill lägga till. Observera att personen måste finnas på kontraktet
Tryck på Spara
Personen kommer nu synas i listan och får automatiskt rättigheten “Hantera kontrakt” vilket ger full behörighet.
Vill du att administratören enbart ska kunna hantera, platser eller användare bockar du ur “Hantera kontrakt” och bocka i de behörigheter du vill att administratören ska ha.
Ta bort administratör
Tryck på ditt namn uppe till höger
En ruta öppnas där du ser din kontaktinformation, en länk för att redigera konto (se avsnitt "Profilinställningar”), samt två knappar: “Hantera kontrakt “och “Logga ut”.
Tryck på knappen “Hantera kontrakt”
Tryck på “Administratörer” i menyn till vänster
En lista med alla administratörer och deras behörigheter visas
Tryck på knappen “Avlägsna administratör” på raden för den person du vill ta bort
Platsadministration
Under platsadministration kan du ställa in och ändra information om platsen, medlemshantering och rättighetsnivåer, värdelistor, rollmappning.
Platsadministrationen når du via huvudmenyn till vänster.
Tryck på platsinställningar
Platsens information
Under platsadministration ser du som administratör en meny till vänster där kan ändra platsens information, hantera medlemmar, hantera grupper, bjuda in nya användare, skapa och redigera värdelistor, skapa och redigera rollmappare. Du ser även om platsen har aktuella integrationer och eventuella affärskomponeter samt har möjlighet att radera platsen.
Ändra namn och beskrivning på platsen
Klicka på “platsens information” i menyn till vänster
Uppdatera namn och beskrivning på platsen
Tryck på spara
Ändra platsens sidhuvud
Klicka på “platsens information” i menyn till vänster
Bocka i kryssrutan “Använd anpassat sidhuvud”
Välj sidhuvudets färg
antingen genom att skriva in en #färgkod
eller att trycka på färgrutan och välja färg
Ladda upp organisationens logga
tryck på knappen “Choose file”
Välj fil från din dator
Tryck på spara
Ändra användarupplevelse för platsen
Klicka på “platsens information” i menyn till vänster
Bocka i eller ur kryssrutorna för “inställningar för listor”
Tillåt användare att skapa egna listor
Tillåt användare att starta ny instans från listvy
Visa standardlistor
Ändra platsstartsidan för samtliga medlemmar
välj sida i rullistan
Ändra så platsstartsidan är olika beroende på vilken användare som loggar in
Välj i rullistan vilken sida på platsen som ska visas
Välj vilken grupp den ska visas för
säkerställ att användarna finns i den gruppen
Tryck på spara
Platsens värdelistor
Tryck på “Värdelistor” i menyn till vänster
Du ser en lista med alla värdelistor som finns på platsen
Process Automation har olika typer av värdelistor
Enkel - skapar en rullista med värden i
Utökad - skapar en rullista med fler värden och dess förhållanden
Skapa nya värdelistor
För att skapa en enkel värdelista -Tryck på knappen “+ Skapa värdelista”
Döp värdelistan till någon som beskriver vad den innehåller och lägg gärna till en beskrivning
Skriv in värdena rullistan ska innehålla
Tryck på spara
För att skapa en utökad värdelista -Tryck på knappen “+ Skapa utökad värdelista”
Skriv ett beskrivande namn vad värdelistan innehåller, samt en beskrivning
Skriv en referens till listan (går att kopiera listans namn men observera att inga å ä ö är tillåtna)
Utökade värdelistor innehåller mer data och dess relationer. ex: Chefen Jane Doe har kostnadsställe 10, har en attestgräns på 25 000 kr och hennes e-post är jane.doe@inrule.com
Fyll i en unik nyckel för varje rad
namnge kolumnerna, obs inga å ä ö är tillåtna
fyll i innehåller för respektive rad
Tryck spara
Redigera eller ta bort värdelistor
Gå till listan med alla värdelistan
Hovra (håll muspekaren över) namnet på den värdelistan du vill ändra eller ta bort
Två knappar visas till höger: “redigera” och “ta bort”
Rollmappning
Rollmappare används för att tilldela arbetsuppgifter till rätt individ eller grupp baserat på val i värdelistor i formuläret.
Tryck på “Rollmappning” i menyn till vänster
En lista med platsens alla rollmappare visas
Skapa ny rollmappare
Tryck på Knappen “+ Lägg till ny”
en ruta visas där du ska ange
Namn på rollmapparen
beskrivning
vilken värdelista som ska användas, observera att värdelistan måste vara skapad innan rollmapparen skapas.
standardkonto - användaren, eller gruppen som läggs till här får arbetsuppgifter om ett värde saknas i rollmapparen
Tryck på spara
Värdelistans innehåll visas och du kan ange användare eller grupper för respektive värde.
I detta exempel har vi först skapat en värdelista som innehåller avdelningarna i en organisation
i Vyn för rollmapparen ser du samma värden men du kan ange grupp/användare
För alla tomma värden, Konsult, Service, Support kommer Standardkontot “John Doe” få arbetsuppgiften eftersom inget konto/grupp är definierad på dessa rader
Redigera eller ta bort Rollmappare
Gå till listan med alla rollmappare
Hovra (håll muspekaren över) namnet på den rollmappare du vill ändra eller ta bort
Två knappar visas till höger: “redigera” och “ta bort”
Observera att du inte kan radera en rollmappare som används i en driftsatt applikation
Rättighetstilldelning och inställningar för Process Automation
Rättigheterna i Process Automation är indelade på olika nivåer:
Licens i kontrakt (Viewer, User)
Rättighet till en Plats (Modellera, Bygg, Kör, Admin)
Rättigheter applikation/process/roller/listor
Rättighet på licensen
Den första nivån ställs in på licensen för kontraktet där man kan vara “viewer” eller “user”. För att kunna använda all funktionalitet för Process Automation måste medlemmarna ha en “user-licens”. “Viewer-licensen” används om det finns individer i organisationen som enbart behöver se processmodellerna och ska kunna starta nya instanser. De kan därefter inte se ärenden i listor eller utföra några arbetsuppgifter i Process Automation. För att ändra licenstyp på en användare läs kapitlet "Kontrakt och platser".
Rättighet till en Plats (Modellera, Bygg, Kör, Admin)
För användare med userlicens ställer man in vilka rättigheter de ska ha på platsen:
Modellera – skapa och editera processmodeller
Bygga – Skapa och editera processapplikationer
Kör – Utföra arbetsuppgifter och monitorera processapplikationer
Administratör – administrera användare, grupper, värdelistor och integrationstjänster.
Dessa rättigheter ställs antingen in när man bjuder in en ny användare till platsen (alternativt läser in dem med API), eller på medlemmar som redan finns på platsen.
Ställ in platsrättigheter på en individ vid inbjudningstillfället
Gå till platsinställningar
Klicka på “Inbjudningar” i menyn till vänster
Klicka på knappen “Bjud in användare”
Fyll i meddelande, e-postadress till individen, samt bocka i de rättigheter individen ska ha i checkboxarna
i detta läge kan man också lägga till individer i grupper, detta förklaras i avsnitt “Bjud in användare”
Tryck på knappen “Skicka inbjudan”
Ställ in platsrättigheter på en individ som redan är medlem
Gå till platsinställningar
Klicka på “Medlemmar” i menyn till vänster
En lista med platsen samtliga medlemmar visas
Bocka i eller bocka ur checkoxarna för rättigheter för den medlemmen du vill ändra.
Rättigheter applikation/process, roller och listor
För att hantera rättigheter på applikationer, processer, roller och listor är InRules best practice att skapa grupper och placera användare i. Fördelen med grupper är framför allt att det blir mindre administration och hantering för administratörerna men också för att minska risken för att ingen användare har åtkomst när exempelvis personer slutar.
Processrättigheter
Visa - Se processmodellen
Redigera - Se processmodellen och redigera processen i modelleringsverktyget
Fullständiga rättigheter - Se och redigera processmodellen samt dela den med andra, publicera, driftsätta, radera, samt komma åt applikationens konfigurationsinställningar.
Instansrättigheter
Inga - Inga rättigheter till instanser, arbetsuppgifter eller formulär för driftsatta processer
Visa - Se alla pågående och slutförda instanser, arbetsuppgifter och formulär
Redigera - Se och ändra alla pågående och slutförda instanser, arbetsuppgifter och formulär
Lägg till process och instansrättigheter
Gå till processer
En lista med alla processer visas
Klicka på den process du vill ändra
Klicka på kugghjulet uppe till höger
En ruta öppnas “Processrättigheter”
Klicka på “Rättigheter”
Klicka på “Lägg till ny användare/grupp
Sök fram gruppnamnet ni vill ska få behörighet
Välj vilka process och instansrättigheter de ska ha
Tryck på “Lägg till”
Tryck på “Ok”
Ta bort process- och instansrättigheter för en hel grupp
Om rättigheterna för hela gruppen, inklusive alla dess medlemmar, ska tas bort. Följ steg 1-6 i avsnittet "Lägg till process- och instansrättigheter"
Klicka på papperskorgsikonen på den rad för gruppen som du vill ta bort behörigheten för.
Ta bort process- och instansrättigheter för en användare som är med i en grupp
Se avsnitt “Användare och grupper”
Rollrättigheter
I en process finns det en “pool”, som representerar hela processen, och en eller flera “simbanor”. Varje simbana representerar en roll som avgör vilka aktiviteter respektive roll ska kunna utföra. För varje sådan roll är InRule best practice att skapa grupper som man bemannar rollen med. Det är oftast processkonfiguratören som tillsätter dessa roller i samband med att processen driftsätt men en administratör kan komma att behöva hjälpa till att ändra rollsättningen i en redan driftsatt applikation
Lägg till rollrättigheter
Gå till processer
En lista med alla processer visas
Klicka på den process du vill ändra
Tryck på “Öppna i Modeler”
Markera den driftsatta versionen genom att trycka på den
Tryck på knappen “Ändra konfiguration”
Lägg till grupper eller användare genom att dra in från listan med “Användare och grupper”
Tryck på knappen “Driftsätt”
Ta bort rollrättigheter för en hel grupp eller en individ som inte tillhör en grupp
Följ steg 1-6 i avsnittet Lägg till rollrättigheter.
För muspekaren över den grupp eller användare du vill ta bort
Tryck på papperskorgsikonen bredvid namnet
Tryck på driftsätt
Ta bort rollrättigheter för en användare i en grupp
Se avsnitt “Användare och grupper”
Användare och grupper
Grupper underlättar hanteringen av rättighetstilldelning. Genom att skapa gruppstrukturer och koppla användare till grupperna behöver du bara ställa in rättigheterna på gruppen. Skapa en hierarkisk struktur som passar i er organisation, ett exempel kan vara att skapa grupper och döpa de till “APP_Namn på applikationen” i denna grupp skapar man sedan undergrupper för respektive roll som finns i applikationen, exempelvis “Namn på applikationen - Utförare”. Rättigheter som läggs på gruppen slår alltid nedåt. Så lägger du en rättighet på gruppen som är högst upp i hierarkin slår igenom på samtliga undergrupper. Lägger du en rättighet på en grupp som är längst ner i strukturen slår rättigheten enbart på användarna i den gruppen.
Skapa grupper och lägga till användare
Skapa grupper och undergrupper
Gå till platsinställningar
Klicka på “Grupper” i menyn till vänster
Klicka på “Skapa ny grupp”
Skriv namnet du vill att gruppen ska heta
Tryck på bocksymbolen bredvid namnet du skrivit eller tryck enter
Gruppen är skapad.
Dubbelklicka på gruppnamnet du precis skapat
Du har ni gått in i din nya grupp, nu kan du lägga till användare eller skapa nya grupper, som blir undergrupper.
För att skapa undergrupper, följ steg 3-5
Lägg till användare i grupper och undergrupper
Gå till platsinställningar
Klicka på “Grupper” i menyn till vänster
Gå in i den gruppen du vill lägga till användare i
Tryck på knappen “Lägg till användare i gruppen”
Skriv in namnet på personen du vill lägga till, förslag på användare kommer komma upp i en lista.
Markera användaren du vill lägga till och tryck på bocksymbolen eller tryck på enter
Användaren är tillagd i gruppen
Ta bort grupper eller användare i grupper
Ta bort grupper och undergrupper
Gå till platsinställningar
Klicka på “Grupper” i menyn till vänster
Du kommer se alla dina grupper i en lista
Vill du ta bort en grupp och alla dess undergrupper för du musen över raden för den grupp du vill ta bort
Du kommer se två knappar till vänster “Redigera” och “Ta bort”
Tryck på “Ta bort” då kommer även en knapp till komma upp “Avbryt”.
Tryck på “Ta bort” för att bekräfta
Gruppen (och eventuella undergrupper) är borttagna
Vill du ta bort en undergrupp följer du steg 1-3. Klickar in dig i den grupp som innehåller undergruppen du vill ta bort, därefter följer du steg 4-5
Ta bort användare i grupper och undergrupper
Gå till platsinställningar
Klicka på “Grupper” i menyn till vänster
Gå in i den gruppen du vill ta bort användare i
För musen över användaren du vill ta bort
Du kommer se två knappar till vänster “Redigera” och “Ta bort
Tryck på “Ta bort från grupp”, då kommer även en knapp till komma upp “Avbryt”
Tryck på “Ta bort från grupp” för att bekräfta
Användaren är borttagen från gruppen
Utse gruppadministratörer
I vissa fall kan man vilja utse en individ som gruppadministratör för en specifik grupp. Det kan vara aktuellt om det är en individ som inte är Administratör i Process Automation men som ändå ska hantera vissa grupper, för exempelvis en specifik applikation eller lista. Dessa individer kan enbart lägga till eller ta bort användare i den eller de grupper han eller hon blivit utsedd att administrera.
Du kan ställa in gruppadministratörer antingen när du skapar en ny grupp eller om du vill lägga till det på en grupp som redan finns.
Gå till platsinställningar
Klicka på “Grupper” i menyn till vänster
Skapa ny grupp, eller klicka på Redigera för den grupp du vill lägga till en gruppadministratör
Bredvid rubriken “Gruppadministratörer” klickar du på “Lägg till användare”
Börja skriv namnet på individen som ska bli gruppadministratör
Välj individ och tryck på bocksymbolen
Individens namn syns under rubriken Gruppadministratörer
Tryck på knappen Uppdatera grupp
Individer som är utsedda att vara gruppadministratörer får ett nytt val i menylistan, under rubriken “Inställningar” kan de se valet “Gruppadministration”. Där kan de se alla grupper, och undergrupper de har rätt att administrera och kan med hjälp av knapparna “Lägg till användare” och “Ta bort användare” uppdatera medlemmarna i grupperna.
Bjuda in användare
Användare kan antingen synkas in via till exempel ett AD eller bjudas in av en administratör. För bägge alternativen finns möjlighet att ställa in vilka grupper individen ska läggas i samt vilka rättigheter individen ska ha.
För att bjuda in användare följer du steg 1-5 i avsnittet "Ställ in platsrättigheter på en individ vid inbjudningstillfället"
Sök fram namnet på gruppen du vill att användaren ska tillhöra.
Tryck på plustecknet bredvid namnet på grupper
Tryck på knappen “Skicka inbjudan”
Frånvarohantering (Out-of-office, ersätta användare och dela arbetsuppgift)
Det finns två sätt att hantera frånvaro i Process Automation, det ena är “out of office” och det andra är att dela ut arbetsuppgift. Därtill finns möjligheten att ersätta användare som är en funktion att föra över en användare rättigheter till en annan. Detta alternativ lämpar sig bra i till exempel när en medarbetare slutar och en ny person ska ta över dennes arbetsuppgifter.
Out of Office
Denna funktion är en tilläggstjänst som behöver inkluderas i kontraktet innan den kan användas. Om behov finns men ni inte kan ställa in det behöver ni kontakta ansvarig säljare eller supporten på InRule.
Om en användare ska på semester, eller annan planerad frånvaro finns det möjlighet för användaren att själv ange tiden personen ska vara borta och vem som får behörighet att utföra personens arbetsuppgifter under denna tid. Förutsättningarna för att användaren ska kunna lägga till detta är att:
Kontraktet har tjänsten Out of Office aktivierat
Administratör har aktiverat Out of office på applikationen
Aktivera Out of office funktionen på en applikation
Funktionen måste vara aktiverad på kontraktet, om den inte är det behöver InRule kontaktas
Gå till “Processappar”
En lista med processapplikationer visas
Välj den processapplikation du vill aktivera funktionen Out of Office för
Gå på på Applikationskonfiguration i menyn till höger
Tryck på fliken Avancerat
Bocka i checkrutan “Tillåt frånvarohantering”
Tryck på spara
Funktionen är nu aktiverad på applikationen. Läs mer om hur användaren ställer in frånvaron under rubriken Profilinställningar
Dela arbetsuppgift
Om det inte är möjligt att tillämpa Out of office, antingen för att användaren glömt aktivera det, eller att det inte är aktiverat på applikationen eller kontraktet kan en administratör dela ut arbetsuppgifter vid behov. Observera att denna funktion gäller per instans. Så om en användare har arbetsuppgifter i flera instanser kommer man behöva göra det för samtliga instanser. Det är enbart möjligt att tilldela arbetsuppgifter till andra personer eller grupper som ligger på samma roll i processmodellen som personen som äger arbetsuppgiften idag, Om det saknas andra personer eller grupper på rollen, kan du lägga till detta först och sedan tilldela arbetsuppgiften. Läs mer hur du ändrar konfiguration av roller i avsnittet "Lägg till rollrättigheter".
För över behörigheter med Dela arbetsuppgift
Gå till processappar
En lista med processapplikationer visas
Välj den aktuella processapplikation
Klicka på instans som innehåller en arbetsuppgift där personen som är ansvarig för arbetsuppgiften är frånvarande
Öppna arbetsuppgiften den aktuell arbetsuppgiften
Klicka på pilen under “Klarmarkera knappen” uppe till höger
En ruta öppnas där du anger:
Vilken behörighet arbetsuppgiften delas med. Alternativen är:
Läsa
Redigera
Utföra
Tilldelad arbetsuppgift - Överför rättigheter att utföra denna och kommande arbetsuppgifter
Välj Tilldelad arbetsuppgift
Sök fram namnet på användaren eller gruppen du vill tilldela arbetsuppgiften. Observera, personen eller gruppen måste ligga på rollen i processmodellen.
Tryck på “Bjud in användare”
Ersätta användare
I de scenarier där en medarbetare slutar, byter roll eller vid andra organisatoriska förändringar kan man använda funktionen ersätt användare. Detta innebär att behörigheter för en användare i en applikation förs över till en annan användare. Den nya användaren blir tilldelad alla aktiva instanser och pågående arbetsuppgifter som den första användaren hade, Den nya användaren kommer även ha rätt att se avslutade arbetsuppgifter och instanser.
Observera att för du samtidigt behöver uppdatera rollen och driftsätta om applikationen för att användaren ska kunna hantera kommande instanser, läs mer i avsnittet "Rollrättigheter".
Överför rättigheter med Ersätt användare
Gå till processappar
En lista med processapplikationer visas
Välj den aktuella processapplikation
Klicka på “Ersätt användare” i panelen till höger
En pop up öppnas
Fyll i namnet på personen du vill föra över rättigheter från. Det kommer då komma upp vad det är som kommer föras över:
Vilken eller vilka rollen
Hur många aktiva instanser
Hur många aktiva arbetsuppgifter
hur många avslutade instanser
Fyll i namnet på personen som ska få rättigheterna
Tryck på bekräfta
Profilinställningar
Varje användare i Process Automation kan komma åt sina profilinställningar. Här kan användaren bland annat ändra språk, uppdatera sin profilbild, se vilket kontrakt hen tillhör och sätta in sin frånvaro. Som administratör kan du komma att få frågor om hur detta går till.
För att komma till “Profilinställningar”
Tryck på ditt namn uppe till höger
En ruta öppnas där du ser din kontaktinformation, en länk för att redigera konto, samt två knappar: “Hantera kontrakt “och “Logga ut”.
Tryck på länken “Redigera konto”
I menyn till vänster ser du en meny “Mina inställningar”, “Kontoinställningar”, “Profilbild”,”Radera konto”, “Frånvarohantering”, “Kontrakt” . Observera att Frånvarohantering enbart syns om det är aktiverat på kontraktet och applikationen användaren har behörighet till.
Mina inställningar
I denna vy kan användaren uppdatera sitt namn och ändra vilket språk Process Automation ska vara inställt på.
Kontoinställningar
I denna vy kan användaren ändra e-postadress och ändra lösenord
Profilbild
I denna vy kan användaren ladda upp en profilbild som syns i Process Automation.
Radera konto
Användaren har möjlighet att radera sitt konto, om användaren gör det, går det inte inte att ångra.
Frånvarohantering
Om frånvarohantering är aktiverat på kontraktet och på applikationer användaren har behörighet till kan användaren ställa in det i denna vy. Om användaren finns på flera platser framgår detta i listan. Användaren fyller i:
Startdatum
Slutdatum
Meddelande till ersättare
Bockar antingen i:
Alla applikationer på denna plats, samt väljer ersättare för samtliga applikationer.
Eller bockar i en eller flera applikationer och väljer vem som är ersättare för respektive applikation
Kontrakt
I denna vy ser användaren vilket kontrakt personen tillhör, samt vem som är ägare för kontraktet
Applikationskonfiguration
Alla driftsatta processer på platsen hittar du under Processappar i platsens huvudmeny. För varje applikation kan du via menyvalet “applikationskonfiguration” i menyn till höger: Redigera applikationens formulär; Byt namn på applikationen; Konfigurera externa användare; Ställ in gallring av applikatione; Stoppa applikationen; Konfigurera arbetsuppgiftsvyn för roller och deltagare, per version; Konfigurera avancerade inställningar, ex: Byt namn på klarmarkeraknappen; Aktivera PDF-generering av formulär; Ställ in e-postadress för felmeddelanden
Hitta till Applikationskonfiguration
Tryck på processappar i huvudmenyn
En lista med alla applikationer på platsen visas, välj den applikationen du vill ändra konfigurationen på
En lista med den valda applikationens alla instanser visas
Tryck på “Applikationskonfiguration”i menyn till höger om instanslistan
Applikationskonfigurationsvyn öppnas
Redigera applikationens formulär
Gå till applikationskonfigurationsvyn för formuläret du vill ändra.
Dubbelklicka på formuläret eller markera det och tryck på knappen “Öppna”
Formuläreditorn öppnas
till vänster finns en “Verktygslåda” som innehåller alla möjliga fält, behållare, layouts, värdelistor etc som du kan använda för formuläret
Till höger finns en “Disposition/Översikt” som visar strukturen på formuläret
Klickar du i ett fält syns fältets attributer nere till höger i vyn
Du kan dra in- och släppa ett fält från verktygslådan och placera det för att sedan ställa in fältets attribut
Observera att du måste trycka på spara för att ändringen ska sparas.
Byt namn på applikationen
Gå till applikationskonfigurationsvyn för Applikationen du vill ändra namn på
Skriv det nya namnet du vill att applikationen ska ha, samt eventuell beskrivning
Tryck på spara
Konfigurera externa användare
En extern användare i InRule Process Automation är en person som inte har ett Process Automation konto, men som man vill ska kunna involveras i applikationen. Observera dock att det inte finns samma möjligheter till spårbarhet när externa användare involveras eftersom vi inte utan identifiering kan veta att den avsedda externa användaren verkligen är det som involverats.
Gå till applikationskonfigurationsvyn för Applikationen du vill konfigurera externa användare på
Tryck på fliken “Externa användare”
En vy visas med möjliga startpunkter eller händelser (gul cirkel) som kan konfigureras som externa, dessa behöver således vara uppsatta i processen.
Bocka i den startpunkt eller händelse du vill göra tillgänglig för externa användare
en länk genereras som du kan hyperlänka i en mailhändelse i processen exempelvis för att nå de individer du vill ska antingen kunna starta eller komma med input i ett senare skede i ett flöde. Observera att processen måste driftsättas om efter att ni klistrat in länken i en mailhändelse i processen.
För att göra en startpunkt till en extern startpunkt behöver länken göras tillgänglig för externa parter på annat sätt
Tryck på spara
Ställ in gallring av applikationen
Gå till applikationskonfigurationsvyn för Applikationen du vill ställa in gallring för
Tryck på fliken “Gallring”
En vy öppnas där du kan ställa in hur du vill att gallringen ska gå till
Om hela instansen ska tas bort
Om du vill ta bort all data från instanserna och ta bort instanserna från listvyer
Om du vill ta bort utvalda data, ex. som matats in via applikationens formulär
Ställa in hur många dagar efter att instansen avslutatssom du vill att gallringen ska göras
Om enbart instansnamnen ska gallras
Tryck på spara
Stoppa applikationen
Ibland kan man vilja stoppa en applikation, det kan till exempel vara om du gjot omfattande förändringar i flödet och valt att skapa en helt ny applikation.
Gå till applikationskonfigurationsvyn för Applikationen du stoppa
Tryck på “Stoppa applikation” i menyn till höger, observera att pågående instanser inte kommer påverkas av att applikationen stoppas.
Konfigurera arbetsuppgiftsvyn för roller och deltagare, per version.
Gå till applikationskonfigurationsvyn för Applikationen du vill ställa in arbetsuppgiftsvyn för
Tryck på “Inställningar för deltagare” i menyn till höger
Välj vilken version du vill uppdatera
En vy öppnas där du ser applikationens konfigurerade roller, samt vilka konton som är kopplade till rollen
Klicka upp respektive roll och bocka i er ur kryssrutorna för att anpassa vyn
Konfigurera avancerade inställningar
Avancerade inställningar innebär att du kan konfigurera användarupplevelsen ytterligare för användaren genom att boka i eller bocka ur kryssrutorna kan du:
Dölj bekräftelsemeddelande vid klarmarkering av arbetsuppgift. Meddelandet döljs endast om det bara finns ett sekvensflöde och inga kommentarer eller tilldelningar är aktiverade.
Aktivera PDF-generering för formulär
Tillåt frånvarohantering
Notifiera alltid alla deltagare om nya kommentarer.
Skicka felmeddelande till följande epostadress
Skapa referensnummer för varje underinstans
Tillåt en användare att välja grupper vid tilldelning av utförare
Tillåt alla användare av platsen vid tilldelning av utförare
Aktivera "Gemensamma anteckningar"
Aktivera "Stanna kvar på sidan"
Gå till applikationskonfigurationsvyn för Applikationen du vill ställa in avancerade inställningar för
Välj fliken “avancerat”
Bocka i eller ur kryssrutoena, alternativt fyll i ändringarna du vill göra för exempelvis byta namn på “Klarmarkeraknappen” eller ange en e-postadress för felmeddelanden
Tryck på spara
Startsidan
Varje användare i Process Automation har en egen startsida där de kan se vilka platser de är anslutna till, acceptera förfrågningar från nya platser, skapa nya platser, om användarna har tillåtelse att göra det, komma till “redigera konto” samt komma till Process Automation helpcenter
Tryck på menyn längst ut till höger
En lista med alla platser användaren är ansluten till visas, längst ner finns knappen “Min startsida”
